Come aumentare la produttività delle imprese e risparmiare sui costi? La ricetta dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano si chiama riorganizzazione del lavoro. Telelavoro, flessibilità oraria, riorganizzazione degli spazi e utilizzo di strumenti digitali per la comunicazione e la collaborazione potrebbero far risparmiare 37 miliardi di euro alle aziende italiane, aumentando anche la produttività e riducendo i costi di gestione. Con buona pace dei dipendenti.
Nell’ultima classifica europea disponibile sul telelavoro (2005), l’Italia si posizionava solo al 25esimo posto su 27 Paesi censiti con il 2,3% dei lavoratori che telelavorava per almeno un quarto del tempo, contro il 15,5% della Repubblica Ceca, il 14,4% della Danimarca, il 13% del Belgio, e il 12% della Norvegia. Anche Germania e Francia facevano molto meglio di noi, con il 6,7% e il 5,7% di telelavoratori.
A distanza di otto anni, l’Italia sembra essere rimasta ancora al palo. Nel 2013 la percentuale di telelavoratori è ferma al 6 per cento. «Alla base di questo gap rispetto agli altri Paesi europei nella diffusione del telelavoro, vi è una normativa pesante e restrittiva, una visione miope e rigida nelle relazioni industriali e una cultura del lavoro pesantemente gerarchica», scrivono i ricercatori. E poi ci sono le dimensioni medio-piccole della maggioranza delle nostre imprese che adottano per lo più modelli di lavoro tradizionali: nelle pmi la flessibilità nell’orario di lavoro è presente nel 25% delle imprese, ma viene offerta a tutti i dipendenti solo nel 10% dei casi, mentre il telelavoro è presente nel 20% delle imprese, ma è concesso a tutti i dipendenti in meno del 2% dei casi. Diversa la situazione delle grandi aziende, dove invece la diffusione della flessibilità nell’orario di lavoro è circa il triplo delle pmi e il doppio per quanto riguarda il telelavoro.
Un’arretratezza, secondo i ricercatori, che si riflette in una «limitata soddisfazione dei lavoratori». Sia per gli spazi fisici e gli strumenti informatici, sia per le policy organizzative. Il livello di soddisfazione più scarso riguarda la flessibilità del luogo e degli orari di lavoro: circa un terzo dei dipendenti ritiene che una percentuale significativa delle proprie attività, mediamente intorno al 40%, potrebbe essere svolta al di fuori della sede di lavoro. Senza incrinare la produttività. Il 92% dei lavoratori, poi, dichiara di non essere completamente soddisfatto degli strumenti e dispositivi informatici a disposizione e il 64% ritiene che computer, smartphone e tablet casalinghi siano migliori di quelli forniti dall’azienda.
Come migliorare questa situazione? Il primo passo è investire nelle tecnologie, sia con l’obiettivo di modificare i flussi di comunicazione tradizionali, sia per favorire l’accesso alle applicazioni professionali in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo.
In base alle previsioni del Politecnico, saranno soprattutto le grandi aziende che nel 2014-2015 investiranno nel mobile, nel social computing e nelle tecnologie cloud. E i benefici potranno essere misurati in cifre: incremento della produttività con una media del 5,5%, che si tradurrebbe in un beneficio in termini di costo del lavoro di circa 27 miliardi di euro, più 10 miliardi risparmiati in costi diretti. In tutto, 37 miliardi di euro. Da un lato, saranno ridotti i costi di trasferta per viaggi sia in Italia che all’Estero (circa 8,6 miliardi euro) evitabili con l’utilizzo di web/video conference; dall’altro, con la riduzione di un terzo delle postazioni di lavoro il risparmio per le aziende ammonterebbe su per giù a 1,3 miliardi euro.
Non solo. L’introduzione del telelavoro e la conseguente riduzione degli spostamenti dei lavoratori potrebbero portare a ulteriori risparmi economici di circa 4 miliardi di euro (pari a circa 550 euro per lavoratore all’anno) e a una riduzione di emissioni di anidride carbonica pari a circa 1,5 milioni di tonnellate all’anno.
«I benefici potenziali dell’adozione di modelli di Smart Working sono troppo importanti per potersi permettere di non sviluppare immediatamente un piano di interventi in grado di migliorare la competitività e la sostenibilità economica delle imprese», dice Mariano Corso, responsabile scientifico dell’Osservatorio Smart Working. «Per adottare un modello di lavoro ‘smart’, l’impresa deve ripensare in modo congiunto e coerente le policy organizzative sulla flessibilità di orario e di luogo di lavoro, i comportamenti e gli stili di leadership, il layout fisico degli spazi e l’utilizzo delle tecnologie digitali, che supportano nuovi modi di lavorare, facilitano la comunicazione, la collaborazione e la creazione di relazioni professionali tra colleghi e con figure esterne all’organizzazione».
In questo panorama, emergono già alcuni segnali che vanno nella direzione dei modelli di lavoro diffusi nel Nord Europa. Nell’ultimo anno la percentuale di lavoratori italiani che svolge, almeno occasionalmente, parte del lavoro da casa è aumentata di ben l’8%, passando dal 17% del 2012 al 25% nel 2013. Altro trend significativo riguarda la possibilità di personalizzare l’orario di lavoro, che viene offerta dalle imprese al 59% dei lavoratori business. E le previsioni sarebbero positive, almeno per le grandi aziende: quelle che permetteranno ai lavoratori di utilizzare dispositivi personali passeranno nel 2015 dall’attuale 23 al 33 per cento, mentre quelle che consentiranno l’utilizzo di applicazioni personali per lavorare saranno il 26% nel 2015, rispetto 15% attuale.
