La ricetta perfetta per essere efficienti quanto più è nelle nostre possibilità forse non esiste. Il tempo che impieghiamo per fare ciò che ci serve sembra non bastare mai e veniamo spesso risucchiati nel vortice della freneticità. In molti casi tutto ciò è dovuto ad uno squilibrio che si manifesta tra il tempo libero e quello lavorativo (a favore di quest’ultimo). Ma non è da sottovalutare nemmeno la componente organizzativa: forse a molti suonerà poco piacevole, ma più la nostra vita è organizzata, cadenzata, in poche parole programmata, più aumenta in noi la capacità di fare tutto e bene. Ecco allora qualche abitudine da seguire per risparmiare qualche ora.
Pianificare la giornata il giorno prima è la mossa giusta
Se quando vi svegliate la mattina la prima cosa che fate è la lista delle cose da fare, sappiate che state già perdendo tempo. In questo modo infatti, oltre ad essere in ritardo sulla tabella di marcia, non avrete nemmeno il tempo di correggerla e sarete costretti a comportarvi d’istinto. Ecco perché è più conveniente prendersi cinque minuti al termine della propria giornata lavorativa per organizzare il calendario. E magari gestire anche il tempo libero e gli appuntamenti che si sovrappongono.
Quando si programma la giornata, Internet va messo da parte
Per molti, iniziare la giornata significa controllare in modo ossessivo i messaggi di posta elettronica, gli aggiornamenti di Facebook, le conversazioni su Twitter e in generale manifestare la propria presenza sui social network. Bene, dimenticate tutto questo, almeno per dieci minuti. Realizzare un programma giornaliero richiede una dose sufficiente di concentrazione che l’utilizzo di qualsiasi strumento multimediale potrebbe minare. Non si tratta di un sacrificio eccessivo, e se riusciste a imporvi in questo senso, la vostra giornata alla fine ne gioverà.
Organizzate in anticipo le riunioni
Partecipare a delle riunioni spesso può essere sinonimo di perdita di tempo. Ci si infila in stanze affollate di persone che, nella maggior parte dei casi, ci metterà delle ore per trovare un punto d’incontro su qualsivoglia argomento. Quello che serve in questi casi, per impiegare il tempo nel miglior modo possibile, è organizzarsi in anticipo. Magari inviando una mail a tutti i partecipanti, chiarendo cosa ci si aspetta da loro, se siete voi l’organizzatore di questa riunione. Nel caso in cui invece foste dei partecipanti, chiedere qualche informazione su come prepararsi al meglio.
Date istruzioni precise quando affidate un incarico
Dopo avere delegato qualcuno per eseguire un compito, è sempre buona norma mandare una mail per chiarire cosa ci si aspetta da quella persona. Questo minuto impiegato per effettuare una verifica, vi farà risparmiare tempo in seguito, dato che avrete evitato fraintendimenti.