Silvia Novelli
Nei panni di una rossa
1 Marzo Mar 2014 1545 01 marzo 2014

Conference call: manuale di sopravvivenza in dieci step


La conference call è una delle pratiche aziendali più diffuse: dieci consigli per gestirla al meglio e renderla davvero efficace.
Ormai il telefono è una sorta di cordone ombelicale che ci lega al mondo: ci nutre e ci alimenta, non possiamo farne a meno, ma ci vincola anche.

La verità è che ci si può ri-abituare molto presto alla disconnessione, dal telefono come dai social network: è un ritorno ad una salutare assenza di dipendenza, a uno stato naturale in cui non si è più costantemente in allarme, dunque basta superare un piccolo scoglio iniziale per cominciare a provare una sensazione di libertà da cui non si vorrebbe più tornare indietro. Certo che poi, a meno che uno veramente non ambisca a trasferirsi in Nuova Zelanda, vivendo di pesce e bacche, bisogna tornare connessi: però con più consapevolezza, questo è certo.

Croce e delizia globalmente condivisa è anche, in ambito aziendale, la conference call. A questo proposito, c’è un dato interessante riportato pochi giorni fa dal Wall Street Journal: secondo la Wainhouse Research di Boston, negli USA entro il 2017 il tempo dedicato alle teleconferenze crescerà del 9,6 %.  Ad oggi, sempre negli USA,  il 65% delle conferenze è fatto in modalità “tele”.

Anche in Italia la teleconferenza è una pratica sempre più diffusa e indispensabile, soprattutto in ottica di smartworking ma anche di gestione di rapporti di lavoro che diventano sempre più geograficamente splittati. Tuttavia, non è certo una delle pratiche più amate dai lavoratori, soprattutto perché spesso non è gestita con sufficiente cognizione di causa.

Infatti, affinché la conference call sia una pratica davvero positiva ed efficace è fondamentale saperla gestire, come afferma Laura Stack, esperta di produttività aziendale e trainer, autrice di “Execution is the Strategy”.

Ecco dieci step per diventare "eroi della call":

  1. Punto primo, che potrebbe sembrare scontato ma non lo è: ci deve essere un leader che guidi la teleconferenza.
  2. Il leader deve stabilire la scaletta dei punti da trattare e gli obiettivi della call in maniera molto più chiara e dettagliata rispetto a un meeting face to face.
  3. Inoltre, deve parlare meno rispetto ad una riunione ‘fisica’, ma deve invece investire più energie nel gestire l’interazione tra i membri del gruppo, preparandosi domande da fare a ciascuno e ascoltando molto. Può essere utile utilizzare una scheda con spazi per annotare i commenti individuali durante il meeting: in questo modo il leader è portato a un maggiore ascolto e i partecipanti mantengono alta la soglia dell’attenzione grazie alle citazioni dei loro interventi.
  4. Affinché ci sia una interazione efficace e realmente partecipata, è il caso che i partecipanti alla teleconferenza non siano più di 7 – 9.
  5. Può capitare che qualcuno non partecipi attivamente, e non ci è dato sapere se sia in modalità riflessivocreativa o in modalità voifateillavorosporcocheiomenestoquatranquillo. In tal caso, è compito del leader coinvolgerlo con domande, chiedendo per esempio: “Cosa ne pensi di questo, X?”.
  6. Se la call è tra due aziende o due gruppi di lavoro distanti geograficamente, il rischio più grande è quello di tendere all’esclusione di quei partecipanti che hanno meno modo di inserirsi nell’interazione, oppure di fraintendere qualcosa a causa della mancanza di segnali paraverbali/visivi. Per ovviare a ciò i partecipanti devono dire il loro nome quando intervengono, in modo che sia chiaro a tutti chi sta parlando, e nel caso in cui ci siano una o più persone non conosciute dagli altri, il leader deve prevedere lo spazio per una loro breve introduzione, in cui le nuove risorse spieghino il loro ruolo nel progetto e il loro obiettivo nel meeting.  
  7. Se qualcuno fa una battuta e tutti ridono, il leader deve condividerla con l’altra parte, in modo da evitare spiacevoli incomprensioni. Ma qui siamo alle regole base dell’educazione!
  8. Può essere utile nominare un moderatore che aiuti a mantenere la discussione pertinente alle tematiche da trattare e che non faccia sforare coi tempi. In alternativa, anziché nominare un unico moderatore, il leader può dare l’imput a tutto il gruppo di collaborare per mantenere il focus su argomenti e timing.
  9. E' importante essere puntuali e rispettare i fusi orari, che possono essere irritanti per chi deve ad esempio alzarsi a mezzanotte per avere a che fare con colleghi dall’altra parte del mondo. Evitare di bersi il primo caffè della mattina mentre dall’altra parte c’è chi si è alzato a mezzanotte per partecipare alla call è senz'altro auspicabile...
  10. Nel caso in cui il meeting sia tra un team aziendale riunito in una sala conferenze e un collaboratore che opera da ‘remoto’, il rischio è che questo si senta, anziché più smart, più sfigato, vuoi per la minoranza numerica, vuoi per la linea telefonica ‘casalinga’ e spesso meno efficiente. Dunque, il lavoratore smart eviti di complicarsi la vita con: bambini urlanti nei paraggi, consegne del corriere che arrivano proprio in orario di conferenza, rumori molesti tipo un co-worker che passa l’aspirapolvere intorno alla sua scrivania e cose simili. Basta qualche accortezza, e già si parte col piede giusto!
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