Silvia Novelli
Nei panni di una rossa
24 Novembre Nov 2014 1016 24 novembre 2014

8 step per creare la to-do list perfetta (e smetterla di rimandare a domani)

Ho recentemente scoperto – con un certo innegabile sollievo – di non essere l’unica ad avere una manifesta ossessione per le to-do list.

Lo ammetto: le liste sono una mia P.P.Q. (=piccola perversione quotidiana). Innocente, s’intende.

Adesso però mi consolo: sono in buonissima compagnia.

E ne posso pure andar fiera: ricerche alla mano, pare che le to-do list siano fondamentali per elevare la nostra produttività, che le persone di successo stilino coscienziosamente la loro to-do list quotidiana e che cominciare una giornata senza intenzione (vale a dire: senza un chiaro ordine di cosa – di grazia – c’è da fare), porti irrimediabilmente sulla via di quel mostro post-moderno che è l’Improduttività Procrastinatrice. 

Bene, sono sulla via del successo, dunque. Cheers!

Il problema è che spesso e volentieri le mie to-do list hanno l’elasticità di una Big Babol: a forza di gonfiarle si dilatano a dismisura fino a che… puf! Tutto esplode beffardamente. E rimane solo un inutile e invadente retrogusto di fragola.

Forse, penso, anche questo non capita solo a me.

Che fare, dunque, per risolvere la questione e riuscire a definire in maniera efficace la propria lista di priorità quotidiane?

Ecco 8 trucchi infallibili per creare una to-do list davvero efficace…  e soprattutto attuabile.

1)  Punto primo, sembra ovvio ma non lo è affatto: non bisogna mettere troppa carne al fuoco! Touché: a me capita di avere ogni cinque minuti una nuova idea, un nuovo spunto, e cosi le mie to-do list si dilatano a dismisura, con l'inevitabile rischio di finire con due terzi delle cose rimandate al giorno dopo... e magari poi al giorno dopo ancora.  L’ideale, riprendendo quanto suggerisce themuse.com, è seguire la regola 1-3-5: ovvero programmare ogni giorno 1 compito principale da portare a termine, 3  compiti di media entità e massimo 5 compiti minori.

2)   Avere una sola lista di riferimento. Che si scriva su carta, sull’Iphone, in bozza nelle mail o che ce la si tatui sull’avanbraccio, il senso è: ridurre la dispersione. Ha senso scrivere in una singola maxi lista tutte le cose che vogliamo portare a termine nel medio/lungo periodo e poi quotidianamente estrapolare la to-do list del giorno.

3) Tenere presente il proprio bioritmo e le proprie fasce orarie di massimo rendimento: ognuno di noi è diverso, c’è chi la mattina è già iperattivo&produttivo e rende meno nel pomeriggio. Chi non si sveglia del tutto prima del terzo caffè e chi lavora di notte. Nel preparare la nostra lista delle cose da fare dobbiamo tenerne conto: inutile mettere in ballo di portare a termine compiti ambiziosi negli orari in cui sappiamo bene che saremo esauriti. Ha senso programmare di farli nei momenti in cui sappiamo che possiamo rendere di più.

4) Proprio per questo, la to-do list non può essere come la lista della spesa: i vari punti non sono intercambiabili. Deve essere stilata con un senso logico, in base alle priorità e con la consapevolezza dei nostri momenti di maggior rendimento.

5)  Fare come prima cosa quella più complicata: idealmente, dovremmo concludere entro l’ora di pranzo il compito più noioso o più complicato. Fatto quanto ci suscita maggiori pruriti, il resto della giornata filerà sicuramente più liscio.

6)   Non programmare compiti generici, tipo “lavorare su quel progetto”. Per riuscire a concludere veramente qualcosa è fondamentale essere specifici, ad esempio: “scrivere l’introduzione del progetto”, oppure “scrivere la prima pagina del progetto”. Essere generici o troppo ambiziosi in questo caso è inefficace: conta di più essere realistici e riuscire a fare quanto si è previsto. Done is better than perfect, giusto?

7)   Se una cosa viene rimandata più volte al giorno dopo, non esitare a depennarla dalla lista. Probabilmente non è affatto una priorità.

8)   Creare una altrettanto utile to-don’t list: quali sono le cose da evitare? Cosa ci fa perdere tempo e sprecare energia?

In questo modo, si alzano le probabilità quotidiane di riuscire a depennare tutti gli elementi della lista. Sì, lo so che è difficile ridurre. E’ difficile rinunciare alla tentazione di sentirsi novelle Wonderwoman o Superman contemporanei in grado di surfare sull’arco delle 24 ore portando a termine i compiti più disparati: ma non siamo supereroi, siamo umani.

Per non arrivare a sera frustrati per non aver realizzato gli obiettivi troppo ambiziosi che ci siamo posti, finendo per allungare la lista del giorno dopo in un circolo vizioso demotivante, ha più senso sfruttare saggiamente qualche basica nozione di psicologia e gestire la questione con consapevolezza: in questo modo si può avere davvero la soddisfazione di aver concretizzato e prodotto qualcosa nell'arco della giornata. 

Il trucco è darsi obiettivi quotidiani realistici, impegnarsi per portarli a termine... e farlo di nuovo il giorno successivo. Poi ancora. E ancora.Non ha senso darsi un obiettivo da raggiungere senza essere in grado di saper gestire il percorso che ci deve portare a quel punto: quel percorso si costruisce sulla lista delle nostre priorità quotidiane.

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