L’accelerazione dei ritmi di lavoro e la pervasività della tecnologia rischiano seriamente di mettere in crisi la nostra produttività. Paradossalmente, il proliferare di strumenti che dovrebbero aiutarci contribuisce a demolirla, questa benedetta produttività.
Come venirne a capo? Mettiamo subito da parte l’idea che la situazione possa migliorare. Come sostiene Clay Shirky, autore visionario e docente alla New York University, «Il problema non è l’enorme quantità di informazioni, ma il fallimento dei filtri». Tutti gli studi e le teorie sulla produttività personale si concentrano infatti sull’obiettivo di farci riguadagnare l’attenzione e la focalizzazione, eliminando le distrazioni.
Delle decine di tecniche che ho provato negli anni, alla fine mi sono trovato bene solo con due, che sono agli antipodi, ma integrabili con relativa semplicità.
La prima è la celebre GTD (Getting Things Done) di Dave Allen e ha un approccio strettamente operativo: ti abitua, in sostanza, a operare in modo razionale anche nelle attività minori. La seconda è l’RPM (Rapid Planning Method) del coach Tony Robbins, che è radicalmente top-down: ti chiede di pensare prima a quali sono i tuoi obiettivi nella vita e dopo alle azioni che servono per raggiungerli.
Vediamo meglio le peculiarità dei due sistemi per comprendere come integrarli per non solo far cambiare passo alla propria produttività, ma trasformare la propria vita. In meglio.
Il motto GTD è: “La tua mente è fatta per avere delle idee, non per archiviarle”. La tecnica si basa su cinque semplici passi:
- Capture: cattura quello che richiede la tua attenzione in un unico luogo fisico (un taccuino, un file, un foglio) senza distinzione di ambito (pagare la bolletta vale quanto fare la presentazione per il capo).
- Clarify: decidi se quello che hai elencato è fattibile, procrastinabile, delegabile. Se è fattibile in meno di due minuti, bisogna farlo subito.
- Organize: ordina le azioni in diversi capitoli (ad esempio le bollette andranno in “Amministrazione”, mentre la presentazione per il capo in “Riunioni” o a volte, più semplicemente, “Seccature”).
- Reflect: continua a controllare la lista anche più volte al giorno per decidere la prossima attività da fare.
- Engage: mettiti all’opera.
Il motto GTD è: “La tua mente è fatta per avere delle idee, non per archiviarle”
Il sistema è molto famoso nella Silicon Valley e ha pregi e difetti. I pregi sono principalmente nel punto 1 (Capture) perché GTD ti obbliga a scrivere qualsiasi cosa, anche la più piccola, e in un unico luogo, eliminando così i post-it disseminati per la scrivania. Già solo questo vale la spesa per il libro di Dave Allen Detto Fatto, che è il manuale della metodologia.
Il difetto principale è che nella GTD manca un po’ il concetto di priorità: come decido se è più importante pagare la bolletta o fare la presentazione per il capo?
Ed è qui che viene in aiuto Tony Robbins e il suo RPM, di cui raccomando in particolare l’audiolibro Time of Your Life, che è nel tipico stile trascinante del motivatore americano. RPM, secondo il suo ideatore, è un sistema di pensiero, non di gestione del tempo.
Tre sono le domande a cui devi rispondere:
- Qual è l’obiettivo? Più specifico sei, meglio è, perché questa è la mannaia sotto la quale buona parte delle tue attività cadranno. In pratica, farai la presentazione per il capo solo se è coerente con i tuoi obiettivi lavorativi più generali (la presentazione ti consente, ad esempio, di mostrare al meglio i risultati di un progetto che stai seguendo e che pensi ti permetta di fare un avanzamento di carriera).
- Qual è la motivazione? In questo caso è necessario avere in mente le ragioni più intime che permettono di declinare i propri obiettivi. Perché ti interessa far carriera? Quali sono i valori a cui è legata questa ambizione? E così via.
- Cosa devi fare? Occorre redigere un “action plan” necessario per raggiungere i propri obiettivi, in coerenza con le proprie motivazioni.