Ecco come organizzare al meglio i contatti di Gmail

Cinque regole d’oro

1. Creare gruppi di contatti
Mashable ha cercato di fare ordine tra le novità di Gmail. Già da qualche mese Google ha riorganizzato i contatti dei suoi utenti, in base alle cerchie Google+ e alla lista dei contatti preferiti su Android (nel caso qualcuno li avesse), ma a volte questo può non bastare. Per un utilizzo più efficiente del proprio account di posta elettronica, separare i contatti in gruppi può risultare utile, anche per realizzare una lista di indirizzi più organizzata. Per i professionisti che utilizzano il servizio di posta in maniera continuativa questa può risultare una soluzione vincente. Aggiungere contatti email regolarmente in un gruppo, invece che selezionare ogni singolo indirizzo separatamente, e rischiare di perderne qualcuno, aiuta anche ad essere più rapidi.

2. Unire i contatti duplicati
Google consente di trovare e unire voci duplicate o  voci che intuisce siano in relazione tra di loro. Per attivare questa funzione è necessario cliccare, nella sezione dei contatti, su “Altro” dove si aprirà un menù a tendina da cui selezionare “Trova e unisci i duplicati”. È quindi possibile salvare indirizzi e-mail sotto un unico nome o rifiutare i suggerimenti di Google. Ricordate che il servizio non è perfetto, e potrebbe essere necessario tornare indietro e unire manualmente uno o due contatti che Google non riconosce come correlati.

 

3. Modificare le impostazioni di auto-salvataggio
Google salva ogni singolo indirizzo e-mail nella cartella “Altri contatti”. Anche se questa procedura talvolta può risultare utile (specie perché così non si perde nessun indirizzo di posta), per gli utenti che utilizzano l’account Gmail per ricevere una grossa mole di messaggi – ad esempio da parte di potenziali clienti – non rappresenta la soluzione ottimale per mantenere i contatti organizzati. Per disabilitare questa funzione, accedere al menu “Impostazioni” in alto a destra sotto l’icona con la rotella. Nella scheda “Generale” c’è una sezione denominata “Crea contatti per il completamento automatico”. Modificare il pulsante in “Aggiungo io stesso i contatti”. Attenzione però a non dimenticare di salvare le impostazioni, e a salvare anche gli indirizzi email dai nuovi contatti da quel momento in poi.

4. Esportare i contatti di LinkedIn
A meno che non siate molto attivi sul sito, LinkedIn può essere il luogo dove i vostri contatti si diperdono. Ponete il caso di incontrare qualcuno ad un evento, gli lasciate un biglietto da visita, e poi magari lo aggiungete anche su LinkedIn. È qui però che si rischia di mandare nel dimenticatoio tutti i contatti senza avere la possibilità poi di rintracciarli quando servono. Esportare i contatti da LinkedIn e importarli nel proprio account Gmail, rende quei collegamenti più facilmente raggiungibili. Nel profilo LinkedIn basta andare nella sezione “Rete” cliccare su “Contatti”, quindi selezionare le impostazioni. Da questa schermata è possibile sincronizzare Gmail, Yahoo, Outlook o la rubrica di iPhone ai vostri contatti LinkedIn, oppure è possibile esportare i contatti LinkedIn tramite la funzione “Impostazioni avanzate”.

5. Esportare, se possibile, anche tutti gli altri contatti 
Esportate i vostri contatti e salvate i file costantemente. Se il vostro account è compromesso, o cambiate lavoro o, per qualche altra ragione, i contatti finiscano per perdersi nei meandri della rete, sarà stato utile effettuare questa operazione. È inoltre possibile, come spiegato nel punto precedente, importare i contatti da altri servizi come LinkedIn o un altro indirizzo di posta elettronica.

Twitter: @FabrizioMarino_

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