I social media possono essere croce e delizia di un’azienda. Se da un lato favoriscono la crescita di un business, specie se questo è nella sua fase iniziale, dall’altro causano distrazioni e rallentamenti nella produttività del personale. Ecco perchè una buona strategia di gestione dei social network a livello aziendale può risultare una mossa vincente. Il sito Open Forum ha fatto un elenco delle strategie da mettere in atto, per ottenere un utilizzo migliore delle piattaforme sociali all’interno dell’ambito lavorativo.
1.Stabilire una politica dei social
Le politiche che regolano l’utilizzo dei social media devono essere attuate, affinché si possa regolare l’accesso dei dipendenti alle diverse piattaforme, e stabilire le linee guida per un comportamento appropriato. Tali regole devono espressamente indicare ciò che può e non può essere detto, con particolare riferimento all’uso del linguaggio, che non deve essere mai offensivo, né discriminatorio. È probabile che in molti non abbiano ancora pensato a questo aspetto. Ecco perché potrebbe risultare utile effettuare una rapida ricerca online alla voce “social media policy”, per farsi un’idea di come gestire l’utilizzo dei social network all’interno di un contesto lavorativo.
2. Evitare di specificare l’occupazione quando si creano profili online
Si può richiedere ai dipendenti di lasciare vuoto il loro “status” occupazione, quando creano un profilo in un social network. I dipendenti rappresentano il loro datore di lavoro costantemente, così ciò che dice un dipendente, dentro o fuori, il contesto lavorativo, riflette direttamente sul suo datore di lavoro e, quindi, può essere usato contro l’organizzazione.
3.Limitare l’accesso ai social network.
Ci sono numerosi social network che servono per gli utilizzi più disparati, dalla creazione di nuove amicizie fino alla ricerca di un lavoro. Alcuni siti sono affidabili altri invece poco sicuri. L’associazione tra i vostri dipendenti e un social network che è considerato volgare, in qualche modo provocherà un ritorno d’immagine negativo alla vostra azienda. Ecco perché è necessario in certi casi limitare l’accesso ai social network.
4. Formazione del personale che si occupa di Information Technology
Le politiche e le procedure di gestione dei social network vanno impostate dal vertice della società. I gestori e il personale responsabile per la gestione delle tecnologie informatiche devono essere pienamente al passo con i rischi per la sicurezza di social media e impostare esempi di leadership.
5. Monitorare il controllo della sicurezza
Una volta impostata una politica di sicurezza sui social network, è necessario che questa venga applicata e costantemente aggiornata, senza dimenticare che l’attività online dei dipendenti deve essere monitorata continuamente. Investire in consulenza, hardware, software, protezione anti-virus, e aggiornare le patch di sicurezza per il sistema operativo, serve ad assicurarsi che la vostra rete aziendale sia sempre aggiornata.
6. Modificare le impostazioni di default
I dipendenti dovrebbero conoscere al meglio le impostazioni della privacy e settare quelle con la massima protezione. La maggior parte dei social network ha la privacy impostata in modo tale che sia amministrata dai dipendenti di più alto livello. Le impostazioni di default infatti lasciano la rete aziendale scoperta agli attacchi.
7. Non eliminare completamente i social media
Eliminando l’accesso ai mezzi di comunicazione sociale si apre un’altra questione riguardo la gestione della sicurezza aziendale. I dipendenti che vorranno accedere lo faranno ugualmente, e quando questo accadrà, con molta probabilità avverrà tramite l ’aggiramento del firewall, rendendo così la rete più vulnerabile.
Twitter: @FabrizioMarino_