Se alla fine della giornata vi capita di chiedervi dove sia andato a finire il tempo che avevate, la risposta è semplice: email inutili e riunioni superflue. Nella maggior parte dei casi, almeno, è così. Lo sostiene il Wall Street Journal in un dettagliato articolo che prende in esame le bad practice della vita in ufficio inchiodando alle loro responsabilità quelli che perdono tempo. Ma, soprattutto, quelli che lo fanno perdere agli altri.
Il nemico numero uno della produttività (perché alla fine sempre di quello si tratta) è la combinazione di email scritte e pensate male e di riunioni non necessarie, troppo larghe e inconcludenti. Chi pensava che fosse un male soprattutto italiano si sbaglia: è una piaga mondiale. Secondo il Wall Street Journal, alla Seagate Technology (azienda tech di Cupertino, il cuore della Silicon Valley) si perdono (cioè, si impiegano) almeno 20 ore alla settimana in incontri e riunioni che, il più delle volte, si concludono con un nulla di fatto.
Non solo: un’azienda di consulenza (di cui non si fa il nome) riusciva ad assorbire, con le sole email che mandava e riceveva, almeno 8mila ore di lavoro da parte di 228 impiegati della Seagate. La cosa ha allarmato i vertici, che sono corsi ai ripari.
Il problema, però è che l’inferno sono gli altri, anche nelle aziende. Secondo un’altra ricerca citata dal WSJ, spesso i colpevoli sono i superiori, che drenano ore di lavoro ai propri sottoposti con mail inutili. Alcuni arrivano a “rubare” 400 ore di lavoro alla settimana agli altri (sommate insieme). “L’equivalente di 10 persone che ogni settimana lavorano full time per leggere le email del manager e presenziare alle sue riunioni”.
Le soluzioni sono poche. Oltre a training specifici per ottimizzare i tempi, bisogna mettere in campo piccoli accorgimenti:
Non inviare la mail a troppe persone. Questo crea catene lunghe, e si perde tempo per leggere i messaggi di ciascuno, che spesso sono anche gli stessi (“Ok”, “Grazie”, “Sì, ci sono”)
Tutti, in maggior o minor grado, si sentono in obbligo di rispondere alle mail collettive, nel timore di dare l’idea di essere pigri o disinteressati. Anche qui, è un elemento di cultura aziendale che andrebbe abolito. Se non serve una risposta, non rispondete. Alla fine della giornata gli altri capiranno che avete fatto una cosa importante.
Usare titoli di mail chiari e precisi. La vaghezza disturba, obbliga ad aprire email che, magari, non andrebbero nemmeno aperte, e fa perdere tempo.
Non scrivere email se non è necessario. Sulla questione, in realtà, ci sono scuole di pensiero diverse: per alcuni è meglio scrivere sempre, anche ai vicini di scrivania, per non disturbarli se presi in altre attività. Vedranno dopo quello che volevate comunicare. Per altri è meglio parlare e non scrivere: si fa prima e si risolve subito il problema. A rischio, però, di interrompere un lavoro e distrarre il vicino.
Sulle riunioni, la regola d’oro è quella dei “sette partecipanti”. Di più sono troppi e si rischia di non arrivare da nessuna parte. Spesso ci si sente in obbligo di invitare persone solo per non farle sentire escluse. È sbagliato, perché la produttività viene prima della compassione. O no?
Queste sono le regole da studiare e incidere sulla pietra di ogni ufficio del mondo. Forse per risolvere la crisi e rimettere in sesto l’economia mondiale basta partire da qui, altro che austerity e quantitative easing.
