Alzi la mano chi almeno una volta nella vita non ha ceduto alla tentazione di iniziare un’email di lavoro così:
Le scrivo allo scopo di, Questo messaggio per informarla che, Desidero comunicarle che.
Che cosa c’è di sbagliato in queste formule, apparentemente informative? Di per sé nulla.
In un’ottica di scrittura efficace tuttavia sono superflue e impegnano oltre l’attenzione del lettore senza motivo.
La soluzione sta nel dire al tuo lettore di che cosa vuoi parlare e il vantaggio che avrà nel leggerti. Ma devi farlo senza tanti preamboli, sennò le tue possibilità di interessarlo crolleranno.
Pensa a un articolo di giornale: che cosa ti cattura? Probabilmente il titolo e poi le prime righe. Poi, se ci troverai qualcosa di interessante per te, deciderai di procedere. Lo stesso vale per un’email.
Siamo in un regime di tempi stretti, scarsa attenzione, approcci selettivi. Ogni informazione deve essere ponderata e trasmessa solo se soddisfa i tre obiettivi della scrittura: essere letti, capiti e seguiti
Altra domanda. Alzi la mano chi, almeno una volta nella vita, sempre in un’email di lavoro, non ha utilizzato una frase tipo: Allego alla presente il report, e poi via con lo spoiler del contenuto.
Pensaci un attimo: perché allegare un file se poi la maggior parte del suo contenuto viene raccontato nel corpo dell’email?
Siamo in un regime di tempi stretti, scarsa attenzione, approcci selettivi.
Ogni informazione deve essere ponderata e trasmessa solo se soddisfa i tre obiettivi della scrittura: essere letti, capiti e seguiti.
Certo, c’è bisogno di un nuovo approccio mentale. Siamo pur sempre figli del Two is meglio che one come ci ricorda lo spot di un celebre gelato. Ecco, forse vale per il gelato, non per il business writing.
Less is more funziona meglio e vale sempre, nella comunicazione scritta e in quella orale.
Comportati come se dovessi mandare un telegramma: le parole costano, usa solo quelle veramente utili. Per te e per gli altri.