Ormai il telefono è una sorta di cordone ombelicale che ci lega al mondo: ci nutre e ci alimenta, non possiamo farne a meno, ma ci vincola anche.
La verità è che ci si può ri-abituare molto presto alla disconnessione, dal telefono come dai social network: è un ritorno ad una salutare assenza di dipendenza, a uno stato naturale in cui non si è più costantemente in allarme, dunque basta superare un piccolo scoglio iniziale per cominciare a provare una sensazione di libertà da cui non si vorrebbe più tornare indietro. Certo che poi, a meno che uno veramente non ambisca a trasferirsi in Nuova Zelanda, vivendo di pesce e bacche, bisogna tornare connessi: però con più consapevolezza, questo è certo.
Croce e delizia globalmente condivisa è anche, in ambito aziendale, la conference call. A questo proposito, c’è un dato interessante riportato pochi giorni fa dal Wall Street Journal: secondo la Wainhouse Research di Boston, negli USA entro il 2017 il tempo dedicato alle teleconferenze crescerà del 9,6 %. Ad oggi, sempre negli USA, il 65% delle conferenze è fatto in modalità “tele”.
Anche in Italia la teleconferenza è una pratica sempre più diffusa e indispensabile, soprattutto in ottica di smartworking ma anche di gestione di rapporti di lavoro che diventano sempre più geograficamente splittati. Tuttavia, non è certo una delle pratiche più amate dai lavoratori, soprattutto perché spesso non è gestita con sufficiente cognizione di causa.
Infatti, affinché la conference call sia una pratica davvero positiva ed efficace è fondamentale saperla gestire, come afferma Laura Stack, esperta di produttività aziendale e trainer, autrice di “Execution is the Strategy”.
Ecco dieci step per diventare “eroi della call”:
- Punto primo, che potrebbe sembrare scontato ma non lo è: ci deve essere un leader che guidi la teleconferenza.
- Il leader deve stabilire la scaletta dei punti da trattare e gli obiettivi della call in maniera molto più chiara e dettagliata rispetto a un meeting face to face.
- Inoltre, deve parlare meno rispetto ad una riunione ‘fisica’, ma deve invece investire più energie nel gestire l’interazione tra i membri del gruppo, preparandosi domande da fare a ciascuno e ascoltando molto. Può essere utile utilizzare una scheda con spazi per annotare i commenti individuali durante il meeting: in questo modo il leader è portato a un maggiore ascolto e i partecipanti mantengono alta la soglia dell’attenzione grazie alle citazioni dei loro interventi.
- Affinché ci sia una interazione efficace e realmente partecipata, è il caso che i partecipanti alla teleconferenza non siano più di 7 – 9.
- Può capitare che qualcuno non partecipi attivamente, e non ci è dato sapere se sia in modalità riflessivocreativa o in modalità voifateillavorosporcocheiomenestoquatranquillo. In tal caso, è compito del leader coinvolgerlo con domande, chiedendo per esempio: “Cosa ne pensi di questo, X?”.
- Se la call è tra due aziende o due gruppi di lavoro distanti geograficamente, il rischio più grande è quello di tendere all’esclusione di quei partecipanti che hanno meno modo di inserirsi nell’interazione, oppure di fraintendere qualcosa a causa della mancanza di segnali paraverbali/visivi. Per ovviare a ciò i partecipanti devono dire il loro nome quando intervengono, in modo che sia chiaro a tutti chi sta parlando, e nel caso in cui ci siano una o più persone non conosciute dagli altri, il leader deve prevedere lo spazio per una loro breve introduzione, in cui le nuove risorse spieghino il loro ruolo nel progetto e il loro obiettivo nel meeting.
- Se qualcuno fa una battuta e tutti ridono, il leader deve condividerla con l’altra parte, in modo da evitare spiacevoli incomprensioni. Ma qui siamo alle regole base dell’educazione!
- Può essere utile nominare un moderatore che aiuti a mantenere la discussione pertinente alle tematiche da trattare e che non faccia sforare coi tempi. In alternativa, anziché nominare un unico moderatore, il leader può dare l’imput a tutto il gruppo di collaborare per mantenere il focus su argomenti e timing.
- E’ importante essere puntuali e rispettare i fusi orari, che possono essere irritanti per chi deve ad esempio alzarsi a mezzanotte per avere a che fare con colleghi dall’altra parte del mondo. Evitare di bersi il primo caffè della mattina mentre dall’altra parte c’è chi si è alzato a mezzanotte per partecipare alla call è senz’altro auspicabile…
- Nel caso in cui il meeting sia tra un team aziendale riunito in una sala conferenze e un collaboratore che opera da ‘remoto’, il rischio è che questo si senta, anziché più smart, più sfigato, vuoi per la minoranza numerica, vuoi per la linea telefonica ‘casalinga’ e spesso meno efficiente. Dunque, il lavoratore smart eviti di complicarsi la vita con: bambini urlanti nei paraggi, consegne del corriere che arrivano proprio in orario di conferenza, rumori molesti tipo un co-worker che passa l’aspirapolvere intorno alla sua scrivania e cose simili. Basta qualche accortezza, e già si parte col piede giusto!