Firmare digitalmente un documento è una comodità vantaggiosa per aziende o professionisti; ne prova la validità in maniera inequivocabile, e lo fa sfruttando la rapidità di un documento compilato dal pc e inviato tramite mail.
Non è nemmeno necessario stampare il documento su supporto cartaceo per firmarlo manualmente. Inoltre, anche facendo in questo modo, si dovrebbe poi nuovamente scansionare il foglio stesso, come se fosse una fotografia. In alcuni casi, non è comunque accattato come paragonabile a una firma in originale.
La firma digitale ha invece la stessa validità di una firma manuale in originale, ed è riconosciuta anche dalla magistratura.
Sicuramente, è importante conoscere le differenze tra una firma elettronica e una firma digitale, soprattutto per come vengono accettate nell’eventualità di un procedimento legale.
La firma digitale è ormai quotidianamente utilizzata per la stipula di contratti o trattative. Non è usata solo da giudici o avvocati, quindi, ma anche aziende, enti pubblici, liberi professionisti o semplici cittadini possono usufruire dei vantaggi di questo strumento.
Firma digitale
Per prima cosa, analizziamo le caratteristiche della firma digitale.
La firma digitale è valida soltanto se autenticata dal Certificato Digitale, che garantisce il trasferimento di dati tra due dispositivi. Rappresenta l’identità virtuale di una persona, e collega giuridicamente la persona fisica alla firma applicata sul documento.
L’Italia è all’avanguardia nel settore, dal momento che è stato il primo Paese – nel febbraio del 1999 – che ha attribuito una piena validità giuridica a un documenti elettronico digitalmente firmato. Un documento firmato in modo digitale, quindi, assume lo stesso identico valore che avrebbe qualora fosse cartaceo con firma autografa.
La firma digitale si basa su un sistema di chiavi crittografiche, di cui una privata (quella del titolare) e una pubblica (quella del destinatario). Tramite queste, il mittente può dare validità a un documento in formato elettronico, e il destinatario essere sicuro dell’autenticità del documento e del firmatario stesso.
Firma elettronica
La firma elettronica è in realtà un sovra insieme, che comprende anche la firma digitale. Quest’ultima è il livello più alto di sicurezza fra le firme elettroniche.
Al di sotto vi sono 3 tipologie di firma elettronica, con diversi livelli di garanzia di autenticità.
- semplice: non garantisce la autenticazione del firmatario né la integrità del documento;
- avanzata: identifica il destinatario in maniera univoca, dando la certezza della persona che ha mandato il messaggio; assicura l’integrità dei documenti inviati come allegati, o anche del semplice testo di una mail;
- qualificata: si basa su un certificato e un dispositivo qualificato; è una firma inoppugnabile anche in sede processuale.
Validità legale della firma elettronica e digitale
Sia la firma elettronica che quella digitale sono riconosciute e accettate legalmente come prova di un contratto.
Quello che cambia, è la tipologia di documenti e di contratti per cui sono considerate valide, in base alle loro caratteristiche. Le firme elettroniche di tipo semplice possono essere utilizzate per documenti di minore importanza, che non includono informazioni sensibili. Le firme elettroniche più avanzate invece vengono applicate per i contratti che devono essere riconosciuti validi in caso di ricorso per vie legali; per esempio per l’attribuzione di appalti da parte degli enti pubblici.
Sia la firma digitale che la firma elettronica avanzata sono riconosciute da tutti i tribunali; la firma elettronica semplice invece ha molto meno valore.
Come ottenere una firma elettronica
La firma elettronica semplice non richiede alcun procedimento: si tratta di apporre la propria firma usando degli strumenti digitali presenti sul mercato. Per esempio quando si scansiona un foglio firmato a penna, oppure quando si firma con un pennino su un tablet. Il valore legale è limitato.
Per la firma elettronica avanzata invece, e per la firma digitale, è necessario ottenere il riconoscimento personale. Un po’ la stessa differenza che c’è fra aprire una qualsiasi casella email o una PEC: nel secondo caso, è necessario seguire un iter di riconoscimento.
Online si sono diversi servizi che permettono di farlo senza nemmeno muoversi da casa, mentre una volta era necessario recarsi a uno sportello delle Agenzie delle Entrate. Oggi invece è possibile inviare i propri documenti e poi concludere il meccanismo di riconoscimento tramite webcam.
La firma digitale inoltre, ancor più di quella avanzata, si basa anche su una serie di codici temporanei. Ogni volta che viene firmato digitalmente un documento, oltre alle diverse password da inserire, si riceve un codice univoco OTP; in questo modo si assicura di essere il titolare della firma digitale.
Uno dei migliori programmi per creare una firma digitale è PDFelement, una soluzione tutto-in-uno per gestire i documenti PDF e creare firme in modo efficace e sicuro. Per scoprire come creare una firma digitale, sul sito web del prodotto, proposto dalla software house Wondershare, si possono consultare alcune guide che ne spiegano dettagliatamente i passaggi.
Trattamento dei documenti digitali
Gli Stati e sistemi giudiziari che adoperano l’utilizzo della firma digitale, come quello italiano, sono molto avvantaggiati dall’utilizzo di queste forme di autentificazione dei documenti.
I documenti digitali non solo permettono di risparmiare molto spazio fisico, eliminando il cartaceo tradizionale, ma anche di guadagnare tempo.
La comodità che garantisce questo sistema di autenticazione, è stata riscontrata in particolar modo durante la pandemia, a seguito dell’aumento del lavoro svolto tramite smart working. Non è più necessario recarsi personalmente in un ufficio con il proprio documento, o far protocollare un plico di documenti; è possibile inviare copia digitale, dando garanzie sia al mittente che al destinatario.
