Ho lavorato per molti anni nell’organizzazione degli eventi (in particolar modo in ambito musicale) e tutt’ora, lavorando come consulente di marketing, mi ritrovo a confrontarmi con diverse realtà o a fare docenza, dove spesso mi vengono chieste alcune delucidazioni su come prepararsi al meglio per un evento. Che sia una conferenza, un concerto o un vernissage, questo ha relativamente poca importanza, dato che considero sempre fondamentale partire dalle classiche “4 P ” del marketing. Ossia, strutturare un progetto tenendo in considerazione product, place, price e promotion.
IL PRODOTTO
Come prima cosa, stabiliamo bene che tipo di evento pensiamo di organizzare, si tratta di un convegno? Un concerto? Uno spettacolo teatrale? Magari potrebbe essere anche un evento dove al suo interno sono presenti altri eventi come un momento musicale, una mostra fotografica, la proiezione di film con relativo dibattito etc. .Detto ciò, dobbiamo quindi stabilire bene il format, ossia come viene strutturato nel corso della giornata (o delle giornate) il nostro evento, definendo bene i vari momenti e tutte quelle attività che pensiamo di svolgere. L’evento ha bisogno di un nome e un logo. Bisogna coordinare bene queste cose dato che devono essere coerenti con il nostro evento e possibilmente già da sole devono rendere al meglio l’idea di che tipo di manifestazione andiamo a proporre al nostro potenziale pubblico.
IL PREZZO
Ovviamente, dobbiamo anche pensare a quanto dobbiamo mettere il prezzo d’ingresso cercando di fare un minimo di previsione sulla possibile affluenza e immaginando i costi che dovremmo sostenere, così da realizzare una stima sul guadagno. Non necessariamente dobbiamo fare un prezzo uguale per tutti, possiamo dividere la nostra location per aree facendo pagare di più per i posti migliori, oppure potremmo far pagare un prezzo diverso a seconda dei servizi correlati che possiamo offrire. Se si tratta di un concerto, potremmo creare un biglietto “Gold” dando l’opportunità di poter andare dietro le quinte del palco, conoscere l’artista ed assistere al soundcheck. Teniamo anche conto che l’evento potrebbe pure essere totalmente gratuito, magari basando il nostro modello di business su sponsor privati e con la vendita di cibo/bevande e con il merchandising, oppure l’evento potrebbe essere gratis semplicemente perché serve come pubblicità per un bene o un servizio (es. Cornetto Free Music Festival). Potremmo immaginare pure un sistema misto. Evento gratuito con all’interno altri eventi (es. un seminario con un ospite speciale) a pagamento. Altra strategia, potrebbe essere quella di mettere un biglietto a pagamento, ma distribuendo una grande quantità di biglietti omaggio, magari dandoli tramite contest sui social o programmi radiofonici, mettendoli gratuitamente per gli studenti, per determinate fasce d’età o figure professionali. Questa strategia mi è tornata molto utile in occasione di una fiera per cui ho lavorato tanti anni. L’evento, in principio, era gratuito, poi quando decidemmo di farlo diventare a pagamento, in questa fase di transizione adoperammo questa strategia con ottimi risultati.
LA LOCATION
Il place o comunemente location è sicuramente una tra le cose più strategiche sia per il nostro pubblico che per noi che dobbiamo lavorare. Senza ombra di dubbio, trovare una location per eventi a Roma, come a Napoli o in qualsiasi altra città non è mai facile dato che ci sono tanti fattori da dover considerare. Prima di tutto, location al chiuso o all’aperto? Sembra una banalità, ma se abbiamo il nostro evento in inverno, preventiviamo l’alto rischio di dover magari rinviare tutto o comunque di veder compromesso parte del nostro programma. I posti, a sedere o in piedi? Anche questa cosa può sembrare banale, ma se ci rivolgiamo ad un pubblico giovane è una cosa, se ci rivolgiamo ad un pubblico più adulto questo non è un dettaglio da poco. Valutiamo sempre attentamente anche la capienza, in considerazione dello sbigliettamento e dei costi del ticket. Per concludere, abbiamo un bar? La struttura ha l’aria condizionata? Ci sono accessi per i disabili? Quando prendiamo in fitto una location, sono preventivati anche i costi del service (es. strumentazione varia, mixer, microfoni e tutto), il catering, il servizio di sicurezza e via dicendo? Ultimissima cosa da tenere presente è la mobilità. Ricordiamoci di pensare ai transfer per gli ospiti, valutiamo il sistema di trasporti (siamo in prossimità di metro, fermate del bus, uscite di autostrade, servizi di bike sharing, etc.?) e poi dei parcheggi, sia per il nostro pubblico che per gli addetti ai lavori che magari dovranno venire con furgoni e camion ed hanno necessità di poter fare in modo comodo e sicuro carico e scarico.
LA PROMOZIONE
La pubblicità è l’anima del commercio ed anche un evento ha bisogno di una buona campagna di promozione. Un ruolo fondamentale è affidato agli uffici stampa che hanno il compito di contattare i media, sperando che questi possano parlare dell’evento su giornali, blog, radio e tv. Poi c’è tutta l’attività inerente alla consueta cartellonistica ed alle varie attività di promozione online, oltre che eventuali accordi con altri eventi dove è possibile scambiarsi reciprocamente qualche favore. Per esempio, gli organizzatori di altri eventi potrebbero rilanciare sui loro canali social la data della nostra manifestazione o magari potrebbero ospitare dei volantini della nostra rassegna; ricambieremo – ovviamente – anche noi il favore quando svolgeremo il nostro evento.
ALTRI CONSIGLI UTILI – LA PIANIFICAZIONE
La pianificazione è la base per una buona riuscita della rassegna, quando viene fatta bene non è detto che tutto fili liscio, figurarsi se si improvvisa.
Rispetto a quanto detto fino a qui, ecco una breve sintesi e qualche aggiunta sui principali aspetti che dobbiamo pianificare:
- Tipologia – Stabiliamo bene cosa vogliamo fare. Concerto, rassegna teatrale, manifestazione politica, fiera di settore, party aziendale, etc.?
- Obiettivo – Dobbiamo sbigliettare il più possibile perché abbiamo come unico obiettivo il profitto? Dobbiamo creare opinione pubblica su un determinato tema? Dobbiamo impressionare dei responsabili d’azienda per fare in modo che si affidino alla nostra società per determinati beni o servizi (b2b) ? Creiamo un evento culturale per il solo scopo di poter avere un riscontro sulle vendite nel nostro bene o servizio (b2c)?
- Target – Banalmente, a chi ci rivolgiamo? Qual è il nostro potenziale pubblico?
- Concept – Qual è il tema su cui ruota tutto l’evento? Esempio, io posso organizzare una fiera del disco in vinile, il concept dell’evento si basa tutto sul disco e sulla musica, quindi, tenendo conto di questo tema, io posso organizzare all’interno della mia manifestazione anche delle proiezioni di film o una mostra di fotografia, purché sia coerente con il concept dell’evento.
- Format – Come andrò a strutturare tutto l’evento. Chi interverrà? Cosa si farà?
- Location – semplicemente dove andrò a fare l’evento. Potenzialmente, potrei organizzarlo anche in più posti.
- Promozione – Tutto ciò che sia inerente alla comunicazione/pubblicità.
- Tempi – In che date organizzerò l’evento. Che tempistiche ci sono durante il corso della giornata? Ma soprattutto, che tempistiche diamo per organizzare il lavoro di tutti gli addetti? A tal proposito o si usa spesso il GANTT.
- Risorse – Quante persone già lavorano per noi? Cosa sanno fare? Di quali contatti disponiamo? Abbiamo già una nostra location, degli strumenti e dei servizi?
- Budget – Quanto siamo disposti ad investire in termini economici?
- Modello di business – Come può essere economicamente sostenibile l’evento.
Questi sono alcuni consigli utili per poterti orientare un minimo se pensi di organizzare un evento, ci sarebbero anche tanti altri dettagli, ma comunque credo di aver inquadrato un bel po’ di punti salienti. Ad ogni modo, mettere in campo una squadra di professionisti resta la base per poter partire bene per qualsiasi progetto. Poi con l’esperienza, il tempo e crescendo a piccoli passi anche da un piccolo evento, in prospettiva, ci si possono levare tante bello soddisfazioni, anche economiche.