È un problema universale, riguarda almeno 230 milioni di lavoratori in tutto il mondo, coinvolge giovani e vecchi in maniera uguale (con ricadute proporzionali sull’età) e, nonostante tutto, viene trascurato. Anzi, snobbato. Il problema è che le email ci rendono infelici.
Non è una battuta, è una verità. Ed è anche il tema di cui parla Cal Newport nel suo nuovo libro, “A World Without E-mail” di cui il New Yorker pubblica un’anticipazione.
A dimostrarlo c’è l’esperienza individuale di ciascuno (l’ansia di dover ricevere e rispondere a messaggi istantanei tutto il giorno e la notte), unita ad alcune ricerche specifiche. Uno studio dell’Università della California ha monitorato, per 20 giorni, l’andamento del battito cardiaco di alcuni candidati. Non è una sorpresa, ma ogni volta che veniva controllata la posta elettronica, il ritmo aumentava (e cioè cresceva lo stress).
Un’altra ricerca ha messo in luce che lo stress continua anche quando si decide di raggruppare le mail e controllarle insieme. In questo caso a pesare è l’ansia dei messaggi che ci si sta perdendo.
E ancora: gli scienziati hanno dimostrato che scrivere e rispondere a email quando si è sotto stress aumenta la velocità ma peggiora la resa espressiva. Si rischia di commettere errori, di mancare di rispetto o, peggio ancora, di non essere chiari. Quest’ultimo incidente provocherà un numero imprecisato di successive mail di chiarimento, prolungando l’esposizione di ciascuno e innalzando i livelli di stress.
Insomma, la conclusione è sconsolante: le email sono utili ma fanno male, aumentano l’infelicità delle persone, hanno effetti sul loro sistema psicofisico, alla lunga ne logorano la salute e compromettono la resa lavorativa. Un guaio.
Il problema è che nessuno sembra voler davvero fare qualcosa. Peggio ancora, pochi prendono sul serio la questione, considerando lo stress da comunicazione elettronica come la reazione di persone deboli o poco adatte a quel tipo di lavoro.
Non è così. Il meccanismo con cui la mail influisce sulla psicologia umana è universale e, a quanto sembra, radicato nella nostra stessa natura. Riguarda i tratti che determinano la tendenza alla socialità – caratteristica che si è dimostrata vantaggiosa nella sopravvivenza della specie e, negli ultimi millenni, fondamentale per la costruzione del progresso.
Per il cervello umano i legami sono una necessità (lo scrive anche Matthew Liebermann nel suo “Social: Why Our Brains Are Wired to Connect”) e le nostre reti neuronali sono legate al nostro sistema del dolore. Questo significa che di fronte alle separazioni da altre persone si prova sofferenza. È una mancanza fisica, simile a quella della fame, che ha funzionato a tenere uniti i gruppi umani nel corso della loro storia evolutiva. Ma che oggi li rende deboli di fronte alla tecnologia della comunicazione.
Come l’appetito che monta, appunto, non è sufficiente la considerazione razionale (mangerò dopo) per placare i morsi. Alle email che arrivano, che sono interpretate dal cervello come richieste legittime di interazione, non basta pensare o convincersi che si può rispondere in seguito oppure non rispondere proprio. Il cervello va da solo, l’agitazione per la socialità mancata si dimostra sotto forma di stress, aumentando il battito cardiaco e diminuendo la capacità di concentrazione. Siamo animali razionali con corpi (in parte) irrazionali.
Anche questo è stato dimostrato con un esperimento. Gli scienziati hanno chiesto ad alcuni partecipanti di completare alcuni semplici puzzle, mentre loro effettuavano alcune monitorazioni non specificate. Il loro obiettivo – che i soggetti studiati non conoscevano – era proprio vedere l’effetto provocato dall’impossibilità di rispondere a mail o chiamate. Per questo provvedevano, con un pretesto, a spostare il telefono del partecipante. Lo posizionavano su un altro tavolo, in modo che fosse abbastanza lontano per non essere a portata di mano ma abbastanza vicino perché fosse possibile sentire suonerie e le notifiche. A quel punto, sempre di nascosto, lo chiamavano.
Dopo la chiamata (cui non si poteva rispondere) la reazione era sempre la stessa: aumento dello stress e peggioramento delle prestazioni. A nulla serviva la risposta, razionale, del tipo “risponderò dopo”. Le chiamate perse capitano, sono tantissime, sono del tutto normali. Ma per chi le riceve diventano un obbligo psicologico profondo che inquieta.
Serve una soluzione. Sbarazzarsi delle email è – purtroppo – impossibile, o irrealistico. Del resto ogni forma di messaggistica istantanea ha lo stesso effetto. La cosa migliore è ridurle. Un sistema è quello sperimentato da Thrive Global, la società di Arianna Huffington dedicata al benessere delle persone, che ha inventato Thrive Away. È pensata per le persone in vacanza e utilizza un approccio più drastico della risposta automatica, che si limita ad avvisare con un messaggio predefinito che non ci saranno risposte per un certo periodo. Thrive Away non risponde alle mail ricevute: le elimina. Chi le invia viene informato in tempo reale e dovrà così rassegnarsi ad aspettare per comunicare di nuovo. Chi le riceve (o meglio: non le riceve) lo sa fin dall’inizio e sarà perciò libero da quell’ansia che conoscono tutti di dover rispondere a messaggi che si accumulano nella casella anche se si è giustificati a non farlo.
Per il resto dell’anno – quando cioè si è a casa e al lavoro – la cosa più semplice è cambiare l’organizzazione delle aziende in fatto di comunicazione. Aumentare i meeting – ma rendendoli più rapidi – è cosa buona e giusta. Definire in modo netto compiti e priorità è un’altra strada percorribile. Entrambe le soluzioni non sradicano il problema ma almeno riducono il botta e risposta di mail e contro mail, spiacevole e controproducente.
Un’altra svolta è quella di superare il concetto di casella personale. Si possono destinare indirizzi di posta specifici ad argomenti o temi o uffici, che saranno però controllati da più persone. Si riduce il carico individuale e si allenta lo stress.
Sono tutti piccoli passi, ma utili. Liberarsi dalle email ormai è impossibile. Ma cercare di conviverci in modo salutare è un dovere di tutti.
