Il processo di dematerializzazione di molti documenti sta coinvolgendo sempre di più il nostro Paese. Se le Pubbliche Amministrazioni, grazie ad un piano specifico, si stanno impegnando da anni allo scopo di eliminare molta burocrazia cartacea, le piccole aziende, gli studi e i professionisti spesso sono ancora indietro sotto questo fronte.
Infatti, nel 2019 è entrata in vigore la riforma relativa alla fatturazione elettronica, ma non sono solo le fatture a portare via molto tempo e denaro alle aziende. Si stima, infatti, che ben il 55% dei documenti che sono ancora in uso oggi nelle aziende nasce, e continua ad essere prodotto, sotto forma cartacea.
Questo determina, sotto il profilo delle tempistiche, un impegno, solo per la gestione dei documenti, di 3,6 ore alla settimana per ogni lavoratore. Inoltre, esistono dei costi vivi che devono essere presi in considerazione. Un foglio di carta stampato con dei documenti costa ad ogni azienda circa 2 euro all’anno, una cifra che, seppur apparentemente irrisoria, se moltiplicata può diventare davvero pesante da sostenere.
La digitalizzazione è diventata, inoltre, un sistema per consentire una rapida ripartenza di molte aree del nostro Paese, soprattutto dopo l’emergenza determinata dal Coronavirus, e potrebbe essere il nodo essenziale grazie al quale anche aziende con grosse difficoltà avrebbero l’opportunità di stare al passo con i grandi colossi.
Dematerializzazione, partire dalla riduzione dei documenti
Il primo passo che sarà necessario intraprendere per tutte le aziende sarà costituito dalla riduzione dei documenti attualmente utilizzati. Una buona strategia rivolta alla dematerializzazione può consentire di ridurre del 40% i documenti prodotti a livello aziendale.
Questo consentirebbe non solo di limitare i costi immediati, ma anche di ridurre, fino al 50%, quelli che sono gli errori materiali, in grado di determinare ulteriori spese a carico dell’azienda. Ma la dematerializzazione non si può fare da sola, e deve coinvolgere anche la propria clientela, i fornitori e collaboratori.
Dematerializzazione e firma elettronica
Un punto essenziale che porterebbe moltissime aziende nostrane a potersi adattare al sistema digitale è costituito dalla firma elettronica. Anche nel nostro ordinamento è riconosciuto il valore vincolante della firma elettronica, ormai equiparata ad una firma “analogica”.
Consentire, ovviamente dopo tutti i passaggi necessari al fine di diventare soggetti autorizzati alla firma elettronica, di utilizzare questo strumento può comportare moltissimi vantaggi. Innanzitutto, una totale trasparenza relativamente alla compilazione dei documenti, e anche all’identità di chi li stia realizzando e firmando.
Inoltre, con la firma elettronica è possibile abbattere le tempistiche, avendo nell’immediato tutti i propri documenti già compilati e firmati.
Allo stesso tempo, sarà possibile gestire con le proprie tempistiche l’invio e la firma dei documenti senza, ad esempio, dover esigere la presenza del cliente in sede, o del proprio fornitore. Tutto questo potendo consentire ai dipendenti e ai collaboratori di risparmiare tempo e fatica, e arrivando praticamente ad un azzeramento degli errori.
Il connubio, quindi, tra la dematerializzazione richiesta e l’integrazione con i protocolli per la firma elettronica sarà il primo passo verso il nuovo futuro delle aziende italiane.