Quali sono le precauzioni da adottare nell’organizzare un evento nell’epoca post pandemia? Il quesito non è di secondaria importanza, perché è evidente che la crisi sanitaria ha cambiato e cambierà molte delle nostre abitudini. Ne ho parlato con il team di Nosilence Eventi: ecco che cosa mi ha spiegato.
Il settore dell’organizzazione degli eventi
Come è facile intuire, quello dell’organizzazione degli eventi potrebbe essere uno degli ultimi settori che torneranno alla normalità, dopo che – per altro – è stato uno dei primi a fermarsi quando hanno iniziato a diventare chiare le dimensioni del problema del coronavirus. È ovvio che questo stop ha comportato delle perdite molto elevate, al pari di quelle che sono state registrate in altri settori: solo nel nostro Paese si parla di un indotto che va oltre i 65 milioni di euro, mentre in questo momento sono senza lavoro più o meno 600mila persone, tenendo conto sia dei lavoratori diretti che di quelli indiretti, come gli artisti, gli artigiani, i tecnici, e così via.
Il ruolo delle istituzioni
Non si può non mettere in evidenza che, almeno fino a questo momento, le istituzioni hanno messo in mostra una certa mancanza di sensibilità nei confronti del tema, e il governo non sembra essersi interessato alla possibilità di mettere a punto un piano di azione e sicurezza per questo comparto. Ecco, quindi, che si impone la necessità di ripensare il sistema da zero nella sua totalità: dopo la fine dell’emergenza sanitaria, tutto sarà diverso e ci sarà bisogno di ricostruire, anche se questo non è il momento di essere catastrofici. Al contrario, vale la pena di cogliere questa occasione come un’opportunità, se è vero che le idee migliori provengono dalle difficoltà.
Le iniziative individuali
Va detto anche che ci sono delle associazioni di categoria e degli imprenditori del settore che hanno deciso di non rimanere con le mani in mano e si sono dati da fare adottando delle iniziative a livello individuale, per esempio redigendo dei protocolli nella speranza che gli stessi possano essere approvati dal governo: ma per ora non c’è ancora niente di ufficiale e manca una regolamentazione ad hoc. Non ci sono dubbi a proposito del fatto che la macchina possa ricominciare a viaggiare: il problema è che con tutta probabilità lo farà lentamente. Le ragioni sono molteplici: da un lato c’è il fatto che le esigenze delle persone sono mutate, e così pure le loro priorità; dall’altro lato occorre considerare che spostarsi costerà di più, forse fino al 50% in più rispetto a oggi, e il denaro a disposizione per farlo sarà meno.
Da dove ripartire
È probabile che le aziende investiranno meno negli eventi, tagliando il budget che potrà essere investito nella comunicazione e nel marketing. Per il momento si possono avanzare solo delle ipotesi in relazione a una potenziale ripresa, e non ha senso azzardare delle certezze che non ci sono. I primi eventi che dovrebbero ripartire saranno quelli legati alle convention e ai congressi medici, senza dimenticare gli eventi di formazione e i piccoli eventi business. Ciò che conta è che tutti gli operatori dovranno avere le idee ben chiare sulle condotte da adottare. Di sicuro sarà necessario aspettare un po’ di più per i concerti, per le manifestazioni fieristiche e in generale per i grandi eventi che presentano più difficoltà di gestione della sicurezza sanitaria e del flusso di persone.
Gli eventi in digitale
Dopo lo scoppio della pandemia, la prima reazione è stata quella di convertire gli eventi in digitale, anche se in alcuni casi ci si è ritrovati alle prese con contenuti poco curati e una certa improvvisazione generale. La digitalizzazione, ad ogni modo, non può essere considerata strategica, ma al massimo un rimedio temporaneo utile a tamponare la situazione di crisi, facendo in modo che non venga meno la connessione tra i consumatori e le aziende. Ciò non vuol dire che non ci possa essere un seguito per gli eventi digitali: al contrario, essi si svilupperanno e nel tempo miglioreranno. Tuttavia, socialità ed esperienza sono fattori che il digitale non è in grado di garantire, ma che le persone non smetteranno di volere.
I protocolli da adottare
Da un punto di vista formale non sono ancora stati messi a punto dei protocolli relativi alla gestione degli eventi che saranno organizzati una volta che la situazione di emergenza sanitaria giungerà a conclusione. Con l’aiuto di specialisti di virologia e di microbiologia, però, sono state sviluppate delle proposte che sottolineano i principi sanitari a cui ci si dovrà attenere per tutti i modelli organizzativi che verranno e che dovranno essere rispettati almeno fino a quando la maggior parte della popolazione non sarà vaccinata. Il riferimento è ai controlli sanitari agli ingressi e al distanziamento sociale, ma anche alle regole igieniche e sanitarie che devono essere seguite prima e durante l’evento dallo staff tecnico e dagli ospiti. Tutti i partecipanti, poi, dovranno usare i dispositivi di protezione individuale.
Che cosa cambia
È facile intuire che a causa di tali protocolli la gestione degli eventi diventa molto più complessa, e al tempo stesso si verifica un incremento dei costi. Eppure gli eventi non possono essere digitalizzati al 100%, almeno non nella forma in cui sono stati intesi e organizzati fino a questo momento. Ogni evento, infatti, è in primo luogo un’esperienza, la quale per essere vissuta deve presupporre delle relazioni umane tra gli individui.
I passi da compiere
Ciò non toglie che per ora è importante spostarsi online per quanto possibile, ma a condizione che si abbiano a disposizione degli strumenti di qualità. Insomma, gli eventi ibridi e i webinar in streaming vanno bene, ma solo se ci sono dei contenuti realmente utili da proporre al pubblico. Le imprese, al tempo stesso, devono essere aiutate a ridefinire le proprie attività e le proprie strategie di comunicazione: il budget che prima era riservato agli eventi può essere indirizzato verso attività che aiutino a trovare clienti nuovi o a far conoscere i prodotti offerti.
