Il Garante per la protezione dei dati personali ha recentemente posto dei limiti stringenti in merito alla conservazione dei dati contenuti nelle email dei dipendenti. I paletti imposti dall’autorità italiana riguardano in particolare i cosiddetti metadati che, per capirci, sono giorno, ora, mittente, destinatario, oggetto e dimensione dell’email. Nel caso in cui questi dati siano raccolti presso fornitori esterni – pensate alla conservazione in modalità cloud — il periodo di conservazione consentito è estremamente breve.
Secondo quanto specificato dal Garante lo scorso 21 dicembre 2023, infatti, la conservazione dei cosiddetti metadati è consentita per un massimo di sette giorni, prorogabili di ulteriori 48 ore in presenza di documentate esigenze in grado di giustificare l’estensione. Per conservare i dati per un periodo più lungo è necessario sottoscrivere uno specifico accordo sindacale o ottenere l’autorizzazione dall’Ispettorato Territoriale del Lavoro.
La decisione del Garante della privacy rischia di causare dei problemi significativi a moltissime imprese considerato che i fornitori dei servizi in cloud prevedono delle impostazioni di default che consentono la conservazione dei cosiddetti metadati per un periodo di tempo molto più lungo rispetto a quanto previsto dall’autorità italiana. Inoltre, la cancellazione dei cosiddetti metadati dopo appena sette giorni comporta dei rischi giganteschi da un punto di vista economico e legale. Pensate a un’azienda che deve ottenere il risarcimento dei danni subiti a causa di una condotta illegittima di un concorrente ma non può provare le sue richieste perché ha cancellato la corrispondenza.
A questo punto la stragrande maggioranza dei datori di lavoro si trova davanti a un bivio: rischiare di ricevere le pesanti sanzioni previste in caso di violazione della normativa sul trattamento dei dati personali o attivarsi immediatamente per conservare i cosiddetti metadati per un periodo di tempo più lungo sottoscrivendo l’accordo sindacale oppure ottenendo la relativa autorizzazione dall’Ispettorato Territoriale del Lavoro.
*La newsletter “Labour Weekly. Una pillola di lavoro una volta alla settimana” è prodotta dallo studio legale Laward e curata dall’avvocato Alessio Amorelli. Linkiesta ne pubblica i contenuti ogni. Qui per iscriversi
