Labour WeeklyIl dilemma sulla conservazione dei dati delle email dei dipendenti

Il Garante per la protezione dei dati personali ha recentemente posto dei limiti stringenti, soprattutto nel caso in cui questi dati siano raccolti presso fornitori esterni

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Il Garante per la protezione dei dati personali ha recentemente posto dei limiti stringenti in merito alla conservazione dei dati contenuti nelle email dei dipendenti. I paletti imposti dall’autorità italiana riguardano in particolare i cosiddetti metadati che, per capirci, sono giorno, ora, mittente, destinatario, oggetto e dimensione dell’email. Nel caso in cui questi dati siano raccolti presso fornitori esterni – pensate alla conservazione in modalità cloud — il periodo di conservazione consentito è estremamente breve.

Secondo quanto specificato dal Garante lo scorso 21 dicembre 2023, infatti, la conservazione dei cosiddetti metadati è consentita per un massimo di sette giorni, prorogabili di ulteriori 48 ore in presenza di documentate esigenze in grado di giustificare l’estensione. Per conservare i dati per un periodo più lungo è necessario sottoscrivere uno specifico accordo sindacale o ottenere l’autorizzazione dall’Ispettorato Territoriale del Lavoro.

La decisione del Garante della privacy rischia di causare dei problemi significativi a moltissime imprese considerato che i fornitori dei servizi in cloud prevedono delle impostazioni di default che consentono la conservazione dei cosiddetti metadati per un periodo di tempo molto più lungo rispetto a quanto previsto dall’autorità italiana. Inoltre, la cancellazione dei cosiddetti metadati dopo appena sette giorni comporta dei rischi giganteschi da un punto di vista economico e legale. Pensate a un’azienda che deve ottenere il risarcimento dei danni subiti a causa di una condotta illegittima di un concorrente ma non può provare le sue richieste perché ha cancellato la corrispondenza.

A questo punto la stragrande maggioranza dei datori di lavoro si trova davanti a un bivio: rischiare di ricevere le pesanti sanzioni previste in caso di violazione della normativa sul trattamento dei dati personali o attivarsi immediatamente per conservare i cosiddetti metadati per un periodo di tempo più lungo sottoscrivendo l’accordo sindacale oppure ottenendo la relativa autorizzazione dall’Ispettorato Territoriale del Lavoro.

*La newsletter “Labour Weekly. Una pillola di lavoro una volta alla settimana” è prodotta dallo studio legale Laward e curata dall’avvocato Alessio Amorelli. Linkiesta ne pubblica i contenuti ogni. Qui per iscriversi

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