Gli ingredienti chiave di una riunione sono quattro. Il più importante è forse l’intento. L’intento non è l’obiettivo della riunione. L’obiettivo è l’esito immediato che si intende ottenere dalla riunione. L’intento è lo scopo ultimo per il quale la si convoca. Per esempio, obiettivo di una riunione potrebbe essere condividere i dati di vendita; l’intento potrebbe essere comunicare un senso di urgenza che deriva da trend negativi o problematici. Definire l’intento di una riunione è un passaggio essenziale per costruirne il successo e, spesso, è proprio il passaggio che manca: perché ci si vede e quale effetto si intende ottenere?
Il secondo ingrediente è la definizione dei partecipanti della riunione. Frequentemente si tengono riunioni con troppe persone o con le persone sbagliate. Spesso abbiamo nella sala persone che non forniscono contributi utili o che si «assentano» perché non interessate, nascondendosi dietro gli schermi dei loro portatili mentre si occupano di tutt’altro. Certamente, in ogni riunione ci devono essere un responsabile, che si occupa di gestire la riunione, preparandola e assicurandosi che si svolga in linea con i risultati attesi, e un verbalizzatore, che ha il compito di costruire le minute della riunione.
Il terzo ingrediente è il contesto, cioè ciò che definisce l’ambito, il tempo e il luogo della riunione. In un momento di crisi o, al contrario, di successo, il senso della riunione cambia drasticamente. Inoltre, il luogo della riunione (incluso il fatto che sia in presenza o da remoto) incide profondamente sulle dinamiche dell’incontro. Il quarto e ultimo ingrediente è rappresentato dai contenuti del meeting, cioè l’agenda, i tempi e il dopo meeting.
È del tutto evidente che molte riunioni falliscono perché non si ha una chiara agenda che definisca i punti da affrontare o perché i tempi a disposizione sono inadeguati o perché manca una chiara indicazione di chi farà cosa entro quando come conseguenza e follow-up dell’incontro.
Come secondo passaggio chiave, Pearl identifica sette tipologie di meeting che sono qui rappresentati da altrettanti verbi:
Informare. Una ovvia forma di incontro è quella che ha come intento di fornire informazioni su un certo fatto o fenomeno al fine di creare una conoscenza comune.
Discutere. Un altro tipo di incontro ha come intento quello di discutere di un certo fatto al fine di creare chiarezza e visione condivisa («intendiamo tutti la stessa cosa?»), oppure verificare che tutti i passi relativi ad un certo aspetto della vita dell’azienda siano stati considerati ed espletati («abbiamo dimenticato qualcosa?»), oppure facilitare e promuovere lo studio e la comprensione di un fenomeno («le cose stanno proprio così?»).
Decidere. Una forma ovviamente importante di incontro è relativa alla presa di decisioni. In questi casi è essenziale chiarire le diverse alternative (ricordate la riflessione sui livelli di astrazione e il breadth-first?) e chi farà cosa entro quando come conseguenza della decisione presa.
Inventare. Ci si incontra per inventare, per fare brainstorming (attraverso le fasi convergenti e divergenti). L’intento di questo tipo di incontri è generare idee, articolare nuove proposte o paradigmi, dando spazio alla creatività dei singoli e alla cross-fertilization, cioè la capacità di applicare in contesti nuovi idee e approcci sviluppati in altri ambiti.
Risolvere. Molte riunioni hanno come intento quello di risolvere un problema: ci si trova di fronte a una situazione più o meno critica e si deve capire quale possa essere un modo per risolverla. Sono incontri nei quali bisogna studiare, analizzare e valutare le origini di un problema e stabilire quale sia l’approccio da seguire per risolverlo.
Vendere. Ovviamente, ci sono molti incontri che si fanno per presentare una proposta all’interno della propria organizzazione o a un soggetto esterno. Per esempio, un incontro interno potrebbe essere dedicato a presentare al personale un nuovo programma aziendale, mentre uno esterno potrebbe avere l’ovvio scopo di convincere un potenziale cliente ad acquistare quanto offerto dall’azienda. • Incontrarsi. Infine, ci sono tante occasioni nelle quali ci si incontra per il gusto di farlo, per socializzare, per parlarsi, per dare spazio alla nostra umanità. Sono incontri che devono essere per loro natura informali e senza alcuna agenda o secondi fini. Un ultimo importantissimo fattore che definisce la qualità di una riunione è la gestione del tempo.
Le riunioni devono avere dei vincoli di tempo precisi e non devono protrarsi a lungo. Il tempo definisce anche il ritmo della discussione per convergere verso un esito chiaro. Senza gestione efficace del tempo, non è possibile avere riunioni di qualità. È cruciale che ogni incontro sia organizzato prestando attenzione agli ingredienti che lo definiscono e alla natura e intento dell’incontro. Se questi aspetti non sono chiari, il rischio di avere incontri inutili o, peggio, dannosi è molto alto.
Tratto da “Alla ricerca del buon management” di Alfonso Fuggetta, Egea, 228 pagine, 24, 90 euro